Многим из нас приходится бывать в командировках. Наверное, хотя бы раз в жизни такое «счастье» выпадает каждому человеку. При этом любое подобное мероприятие связано с таким понятием, как командировочные. Для тех, кто не знает, так называют деньги, выданные сотруднику на необходимые расходы. Естественно, вручаются они не безвозмездно, а под роспись и по возвращении из деловой поездки, приходится отчитываться о совершенных тратах. Для этого существует такой документ, как «Унифицированная форма № АО-1», которая проще называют авансовой ведомостью. Как правильно заполнить авансовый отчет по командировке — бланк формы?Рассмотрим процесс заполнения авансовой ведомости, разбив её на несколько основных этапов.
Шаг первый
Прежде всего, нужно внести в документ сведения, касающиеся организации, в которой состоит командировочный. Это делается на лицевой стороне листа, в самой верхней строке специального бланка. Туда же необходимо вписать название предприятия, а также дату составления документа. При этом место, отведенное для номера, нужно оставить свободным – его заполнение относится к задачам бухгалтерии. Чуть ниже указывают фамилию, имя и отчество составителя, а также структурное подразделение организации, за которым он числится, и должность, в которой он состоит. Последняя деталь – назначение аванса. Чаще всего используют стандартные выражения, например, «Хозяйственные нужды», «Командировочные расходы» и т.д.
Шаг второй
Далее, следует переходить к полученной сумме. Для этого предназначена левая колонка формы. В ней указывают сумму, которая имелась в распоряжении командированного специалиста до получения аванса. Это предусмотрено на тот случай, когда ввиду своих должностных обязанностей сотруднику приходится часто бывать в разъездах. Если же до этого никаких выплат получено не было, то в графе проставляется цифра «0,00 руб.». Чуть ниже указывают сумму, полученную в последний раз – она то и является основным объектом отчёта.
Иногда бывает так, что сумма выплачивается сотруднику не за один раз, а в несколько траншей. Например, основную часть ему вручают сразу, а затем проводят дополнительный платеж на специальный банковский счет, или осуществляют почтовый перевод. В таких случаях каждую сумму нужно указывать отдельно.
В самом низу колонки расположена строка «Итого получено». Понятно, что в ней указывается суммарный итог всех выплат и перечислений.
Шаг третий
Следующий этап связан с расходами, а точнее, с их подтверждением. Ведь бухгалтерия – наука точная, поэтому просто указать суммы и цели, на которые они были израсходованы, недостаточно. Нужно подтвердить это документально. Это делается на обратной стороне авансового отчета, где имеется шесть колонок, каждую из которых нужно заполнить максимально полно и точно. Основная информация, которая должна присутствовать в данной части отчета, это:
* порядковый номер документа согласно составляемой ведомости, то есть 1, 2 и т.д.;
* дата получения или подписания;
* номер, указанный на самом документе – входящий или исходящий;
* наименование, например, «квитанция», «товарный чек» и т.д.;
* сумма.
Когда в отчет будет внесена информация по всем имеющимся подтверждающим документам, указанные суммы следует сложить, а результат записать в расположенной в самом низу строке «Итого». Остается только расписаться, а также расшифровать подпись, написав имя и фамилию. Ставить свои инициалы нужно как можно выше, таким образом, чтобы между последней строкой с итоговой суммой и росписью не оставалось свободного места, куда можно было бы вписать дополнительные пункты.
Шаг четвертый
Далее необходимо опять вернуться на лицевую сторону формы. Там имеется строка «Израсходовано». В ней необходимо указать сумму, которая получилась при подсчете расходов, проведенном на предыдущем этапе и зафиксированном на обратной стороне листа в строке «Итого». Далее остается только подсчитать количество средств, которое должно было остаться. Понятно, что для этого из «Итого получено» вычитается «Израсходовано». Результат вычислений вносится в предназначенную для этого строку.
Иногда выходит так, что расходы превышают выделенную на командировку сумму. Тогда результат получается отрицательным и по идее, организация должна будет возместить работнику затраты, которые он оплачивал из собственного кармана. Но это, конечно, только в том случае, если командированный докажет не только реальность этих расходов, но ещё и их необходимость.
Шаг пятый
Чуть ниже того места, где указана израсходованная сумма и остаток или перерасход, необходимо уточнить количество прилагаемых документов. Напомним, что все они перечислялись на обратной стороне, при подсчете расходов. Здесь нужно быть внимательным, так как не всегда количество документов совпадает с количеством листов. Ведь некоторые финансовые документы могут состоять из нескольких страниц. Поэтому нужно указать сразу два параметра – сколько имеется документов и сколько они занимают листов.
Шаг шестой
Остальные строки должны остаться пустыми, их будут заполнять в бухгалтерии, куда сдается готовый авансовый отчет. Обязательный нюанс – сдавая отчет, нужно потребовать расписку. Это необходимо для того, чтобы при возникновении каких-либо недоразумений иметь на руках доказательство своей честности.
Петр, www.kak-sdelat.su
